Przejdź do treści głównej

Polityka rachunkowości na miarę NGO

autor(ka): Katarzyna Kiełbiowska (FRSO)
2013-01-10, 03:31
archiwalne
Dobra polityka rachunkowości powinna być „szyta na miarę” organizacji. Oznacza to, że powinna zawierać rozwiązania, dzięki którym ze sprawozdania finansowego stowarzyszenia czy fundacji można wyczytać informacje niezbędne do oceny jej działalności.

Podstawowe informacje, jakie powinny zostać określone w polityce rachunkowości, zostały wskazane w art. 10 ustawy o rachunkowości. Są to:

1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) opis metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3) opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych;

4) opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Więcej: poradnik.ngo.pl.

Zgodność polityki rachunkowości fundacji lub stowarzyszenia z nadrzędnymi zasadami rachunkowości wyrażonymi w ustawie wymaga, byśmy przy jej tworzeniu zadbali o jej zgodność z charakterem i specyfiką naszej działalności. Trzeba ją też uwzględnić w planie kont, który jest częścią systemu rachunkowości i dostarcza informacji niezbędnych do zarządzania organizacją oraz rozliczeń finansowych, np. z darczyńcami.

Ustawa o rachunkowości nie wyróżnia organizacji pozarządowych i nie wskazuje żadnych dodatkowych elementów jako koniecznych i wartych opisania w polityce rachunkowości stowarzyszenia czy fundacji. Warto mimo to pisząc lub aktualizując politykę rachunkowości, prócz  uregulowania kwestii wymaganych ustawowo, wziąć pod uwagę warunki wewnętrzne i zewnętrzne działalności organizacji opisane poniżej.

Formy działalności prowadzone przez organizację

W uproszczeniu możemy powiedzieć, że stowarzyszenia i fundacje mogą prowadzić działalność:

  • nieodpłatną pożytku publicznego, lub/i;
  • odpłatną pożytku publicznego, lub/i;
  • statutową poza sferą pożytku publicznego (określoną w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego) lub/i;
  • gospodarczą.

Gdy organizacja łączy wszystkie te formy działalności[1], potrzebuje innych rozwiązań do zastosowania w rachunkowości niż organizacja prowadząca tylko działalność nieodpłatną. Jeszcze inaczej będzie wyglądać rachunkowość jednostki łączącej prowadzenie działalności odpłatnej i nieodpłatnej – na przykład w tym samym zakresie.

Łączenie różnych form działalności wymaga od organizacji wprowadzenia odpowiednich zapisów w polityce rachunkowości w zakresie co najmniej:

  1. rachunkowego wyodrębnienia tych form działalności pod względem kosztów, przychodów i wyników (zgodnie z wymogiem, jaki stawia art. 10 ustawy o działalności pożytku publicznego);
  2. struktury sprawozdania finansowego.

Sprawozdawczość z działalności, sprawozdawczość projektowa

Poza obowiązkiem sporządzania sprawozdań finansowych wynikającym z ustawy o rachunkowości niektóre organizacje mają dodatkowe obowiązki sprawozdawcze. Tymi organizacjami są fundacje sporządzające sprawozdanie z działalności oraz organizacje pożytku publicznego (OPP) zobligowane do sporządzania sprawozdania merytorycznego z działalności. W sprawozdaniach tych, poza danymi na temat zrealizowanych działań, podawane są informacje finansowe inne niż w sprawozdaniu finansowym wymagane ustawą o rachunkowości.

PRZYKŁAD: Fundacje zobowiązane są podawać informacje m.in. o:

  • łącznej kwocie wynagrodzeń wypłaconych przez fundacje z podziałem na wynagrodzenia, nagrody, premie i inne świadczenia, z wyodrębnieniem całości tych wynagrodzeń osób zatrudnionych wyłącznie w działalności gospodarczej;
  • wydatkach na wynagrodzenia z umów-zleceń;
  • kwotach ulokowanych na rachunkach bankowych ze wskazaniem banku.

Narzędzia, jakie daje nam rachunkowość, możemy również wykorzystać do sprawozdawczości projektowej. Po otrzymaniu dofinansowania warto, o ile nie jest to już wymagane umową o dofinansowanie, opracować konta analityczne do kont księgi głównej[2] w oparciu o budżet przedsięwzięcia. Z zapisów księgowych na kontach wyodrębnionych dla projektu można czerpać informacje niezbędne do bieżącego zarządzania oraz przygotowania sprawozdania finansowego z jego realizacji. Nawet gdy nie jest to wymóg instytucji finansującej działanie, takie rozwiązanie przydaje się co najmniej na kontach, na których ewidencjonowane są koszty organizacji.

Klasyfikacja kosztów: statutowe i administracyjne

Do kosztów działalności organizacji pozarządowych zalicza się koszty związane z realizacją zadań statutowych, a także koszty administracyjne jednostki, a w szczególności wynagrodzenia oraz ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników i innych osób, odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zużycie materiałów i energii, usługi obce oraz pozostałe koszty o charakterze administracyjnym. Konieczność podziału kosztów na statutowe i administracyjne wynika z zapisów rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Rozporządzenie regulujące kwestie klasyfikacji rachunkowej kosztów nie podaje sztywnej definicji kosztów statutowych i administracyjnych. Dlatego organizacja, tworząc politykę rachunkowości, powinna opisać własne zasady kwalifikacji kosztów i zaliczania ich do jednej bądź drugiej grupy. Opisując je, należy pamiętać o najważniejszym czynniku różnicującym: koszty statutowe to koszty działalności podstawowej jednostki, natomiast koszty administracyjne są związane z „obsługą” działalności statutowej.

Można ogólnie uznać, że koszty administracyjne związane z prowadzeniem działalności pomocniczej, to:

Warto zapamiętać, że kwalifikacja do jednej bądź drugiej kategorii nie zależy od rodzaju kosztu, a od jego przeznaczenia. Na przykład koszt zakupu komputera służącego podopiecznym do nauki języka obcego w organizacji działającej na rzecz powrotu długotrwale bezrobotnych na rynek pracy zaliczymy do kosztów statutowych. W tej samej organizacji zakup komputera do wykorzystania w księgowości będzie kosztem administracyjnym.

W stowarzyszeniach i fundacjach zdarza się nierzadko praktyka „unikania” kosztów administracyjnych poprzez zaliczanie wszystkich kosztów ponoszonych przez te organizacje do kategorii statutowych. Dzieje się tak w wielu przypadkach ze względu na uznawanie kosztów działalności pomocniczej za „niewłaściwe”. Pogląd o „gorszym” statusie kosztów administracyjnych jest nieuprawniony, każda jednostka może, ma prawo i niejednokrotnie powinna ponosić takie koszty, z zachowaniem zasad racjonalnego gospodarowania.

Ważne jest, aby jeśli w jednostce występują takie koszty – niezależnie od źródła ich finansowania – ujmować je w księgach jako koszty administracyjne i wykazywać w rachunku wyników w tej kategorii. Przedstawianie prawdziwego i rzetelnego obrazu wymaga prawidłowej klasyfikacji kosztów. Ta z kolei jest możliwa tylko wtedy, gdy organizacja zidentyfikuje, jakiego rodzaju czynności będą działaniami pomocniczymi i których koszty zaliczy do kategorii administracyjnych.

Co jeszcze warto wziąć pod uwagę

Opisane uwarunkowania nie są jedynymi wartymi uwagi. Z pewnością bardziej dopasujemy politykę rachunkowości do specyfiki naszej organizacji, uwzględniając w niej także wpływ:

  • przepisów podatkowych, jakim podlega;
  • struktury i kompetencji władz organizacji;
  • struktury przychodów;
  • zakresu i formy sprawozdania finansowego na ocenę jednostki przez różnych interesariuszy.

Podstawa prawna:

Oprac. na podst.: „Jak napisać politykę rachunkowości organizacji – poradnik dla stowarzyszeń i fundacji nieprowadzących działalności gospodarczej”, zrealizowanego przez FRSO w programie Fim@ngo finansowanym przez Polsko-Amerykańską Fundację Wolności.

***

Wsparcie dla warszawskich NGO z SCWO

Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (FRSO) prowadzi m.in. konsultacje długofalowe dla NGO, w tym dotyczące księgowości.

Więcej: centrumwspolpracy.org.pl

Kontakt:

***

Tekst pochodzi z Kuriera Obywatelskiego nr 3 - przeczytaj!


[1] Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie można prowadzić działalności odpłatnej i gospodarczej w odniesieniu do tego samego przedmiotu działalności.

[2] Więcej informacji o kontach syntetycznych, analitycznych np. w publikacji „Podstawy księgowości w organizacji pozarządowej – rozwiązania praktyczne”, K. Adamska-Dutkiewicz, Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, 2008 i 2011 r.

 


Wiadomość pochodzi z serwisu warszawa.ngo.pl


Powyższa informacja została opublikowana przez portal ngo.pl w związku z realizacją projektu "Standardy w organizacjach pozarządowych", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Źródło: inf. własna (ngo.pl)
Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!
Wyraź opinię 18 1

Skomentuj

KOMENTARZE

Nie ma żadnych komentarzy

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy

  • księgowość
  • prawo