DZIŚ

Dzień Dzikiej Flory, Fauny i Naturalnych SiedliskEuropejski Tydzień Zrównoważonego Transportu

Zasady organizowania walnego zebrania stowarzyszenia ngo.pl

Zasady zwoływania i obradowania walnego zebrania członków powinny wynikać ze statutu stowarzyszenia. Tego, jakie one powinny być nie określa ustawa Prawo o stowarzyszeniach. W praktyce stosuje się rozwiązania wynikające z innych przepisów. Ekspert wyjaśnia, jak można je wykorzystać stosownie do potrzeb stowarzyszenia.

Wiadomość archiwalna

A A A

2012-12-27, 15.25

Zgodnie z ustawą Prawo o stowarzyszeniach (dalej jako Prawo o stowarzyszeniach) najwyższą władzą w stowarzyszeniu jest walne zebranie członków[1]. Więcej o walnym zebraniu i jego kompetencjach: http://poradnik.ngo.pl/x/443864 oraz http://poradnik.ngo.pl/x/443871.

Statut stowarzyszenia może przewidywać, zamiast walnego zebrania członków, zebranie delegatów, jeżeli liczba członków stowarzyszenia przekroczy określoną w statucie ilość. W takich przypadkach statut określa zasady wyboru delegatów i czas trwania ich kadencji (art. 11 ust. 1 i 2). Jest to rozwiązanie mające zastosowanie w licznych, pod względem członków, stowarzyszeniach, w których organizowanie walnego zebrania wszystkich członków może być zbyt utrudnione i kosztowne. Czasem używa się też pojęcia „delegat” w federacjach stowarzyszeń, których członkami są osoby prawne reprezentowane przez przedstawicieli organizacji członkowskich. Można nazwać ich delegatami, ale nie w rozumieniu tego przepisu. Zebranie delegatów oznacza, że przeprowadzane są prawybory na delegata.

Prawo o stowarzyszeniach, poza nielicznymi wyjątkami, nie narzuca konkretnych rozwiązań w zakresie organizowania walnego zebrania, pozostawiając stowarzyszeniom swobodę w ich określeniu w statucie i innych aktach wewnętrznych (np. regulaminie walnego zebrania). Fundacje, ponieważ nie są zrzeszeniami osób i nie mają członków, nie mają tym samym władzy w postaci walnego zebrania. Niemniej jednak również w fundacjach powoływane są organy kolegialne, mające niekiedy uprawnienia zbliżone do uprawnień walnych w stowarzyszeniach. Zazwyczaj noszą one nazwę rady. Niektóre z omówionych w dalszej części tekstu zagadnień mogą dotyczyć także np. rady fundacji. Podkreślić należy, że całość zagadnień związanych z działaniem rady fundacji powinna zostać określona w statucie lub innych aktach wewnętrznych np. regulaminie, a przepisy Prawa o stowarzyszeniach lub innych opisanych ustaw mogą stanowić tylko podpowiedź co do sposobu opisania zasad działania rady w statucie.

Sposób zwołania i przeprowadzania walnego zebrania

Prawo o stowarzyszeniach nie daje precyzyjnych wskazówek, w jaki sposób powinny być zwoływane oraz przeprowadzane walne zebrania członków. Zgodnie z art. 2 tej ustawy, stowarzyszenie jest samorządne, samodzielnie określa swoje struktury organizacyjne oraz uchwala akty wewnętrzne (uchwały, regulaminy), dotyczące jego działalności. Z tego przepisu wynika ogólna zasada, że to członkowie stowarzyszenia decydują, jak będzie funkcjonowało stowarzyszenie oraz jego władze. Podstawowe zasady działania stowarzyszenia powinny zostać określone w statucie, który jest najważniejszym dokumentem regulującym strukturę i działanie stowarzyszenia. Zgodnie z art. 10 statut stowarzyszenia musi określać w szczególności władze stowarzyszenia, tryb ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje, a także warunki ważności uchwał organów stowarzyszenia. Wynika z tego, że zasady zwoływania i obradowania walnego, przynajmniej na poziomie podstawowych założeń, powinny być określone w statucie.

O „wirtualnych” posiedzeniach władz czytaj tutaj: „Obrady by mail”.

Poniżej opisano kilka zagadnień, o które często pytają organizacje.

Jakie dokumenty powinny zostać sporządzone podczas walnego zebrania członków?

Prawo o stowarzyszeniach nie reguluje tej kwestii. Przyjmuje się jednak[2], że z obrad walnego sporządza się protokół, dokumentujący jego przebieg, który powinien być podpisany przez przewodniczącego walnego oraz protokolanta (sekretarza) lub/i przez inne osoby wskazane w statucie. Protokół jest jawny dla członków. Walne zebranie podejmuje uchwały, które powinny przybrać formę pisemną, aby nie było wątpliwości co do ich treści oraz załączone do protokołu (lub mogą być zawarte w protokole). Prawo o stowarzyszeniach nie wskazuje kto i przez jaki czas przechowuje protokół z walnego zebrania. Do przechowywania protokołów może być zobowiązany zarząd lub inna władza stowarzyszenia określona w jego aktach wewnętrznych.

Kto może być przewodniczącym na walnym zebraniu członków?

Przepisy prawa nie zawierają żadnych wskazówek w tej sprawie. Przyjmuje się więc, że przewodniczącym walnego zebrania może być każdy członek organizacji, jeżeli tylko zostanie wybrany przez osoby obecne na walnym, a statut nie stanowi inaczej.

Czy członek stowarzyszenia może głosować na walnym zebraniu przez pełnomocnika? Jak wygląda takie pełnomocnictwo?

W Prawie o stowarzyszeniach nie znajdziemy odpowiedzi na te pytania. Natomiast można przyjąć[3], że członek może uczestniczyć w walnym zebraniu przez pełnomocnika, jeżeli statut nie stanowi inaczej, czyli tego nie zabrania.

Ponieważ Prawo o stowarzyszeniach nie wprowadza w tym zakresie żadnych szczególnych regulacji można też odwołać się do zasad ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego (dalej jako k.c.). Zgodnie z art. 95 k.c. można dokonać tej czynności przez przedstawiciela.

Aby nie było wątpliwości co do umocowania pełnomocnika i zakresu pełnomocnictwa powinno ono być pisemne. W pełnomocnictwie określamy do czego konkretnie dajemy pełnomocnictwo, w jakim zakresie, czego ono dotyczy (np. głosowanie w sprawie wyboru zarządu stowarzyszenia) oraz komu jest udzielone (imię i nazwisko tej osoby oraz inne dane umożliwiające ustalenie jej tożsamości, np. numer dowodu osobistego).  Przykładowy wzór pełnomocnictwa można znaleźć tutaj: http://poradnik.ngo.pl

Z przyczyn praktycznych zalecić warto dołączanie pełnomocnictw do protokołu walnego zebrania.

Czy pełnomocnikiem członka stowarzyszenia na walnym zebraniu może być członek zarządu?

Ponieważ Prawo o stowarzyszeniach nie zawiera w tym względzie żadnych zakazów, dopuszczalne jest reprezentowanie przez jednego pełnomocnika kilku członków stowarzyszenia oraz reprezentowanie członka stowarzyszenia przez członka zarządu lub komisji rewizyjnej[4].

Kiedy zwołuje się walne zebranie członków? Jakie konsekwencje ponosi zarząd organizacji, który nie zwołuje walnych zebrań członków regularnie, zgodnie ze statutem?

Prawo o stowarzyszeniach nie zawiera wskazówek co do tego jak często powinny odbywać się walne zebrania. Konieczność zwołania walnego może wynikać np. z upływu kadencji zarządu lub komisji rewizyjnej i potrzeby dokonania wyboru nowego ich składu. Zasady zwoływania walnego zebrania powinny zostać określone w statucie stowarzyszenia, z uwzględnieniem częstotliwości walnych zebrań, określeniem organu zobowiązanego do zwołania walnego, wskazaniem podmiotów uprawnionych do żądania zwołania walnego (tzw. nadzwyczajnego) oraz ewentualnych konsekwencji wynikających z niezwołania walnego pomimo zaistnienia okoliczności nakazujących jego zwołanie.

Sposób zwoływania walnego zebrania – więcej tutaj: http://poradnik.ngo.pl/x/443871

Prawo spółdzielcze (art. 39) w sposób szczegółowy określa zasady zwoływania walnego zgromadzenia członków spółdzielni, wskazuje wyraźnie organy uprawnione do jego zwołania oraz podmioty uprawnione do żądania zwołania walnego. Takich przepisów nie zawiera Prawo o stowarzyszeniach pozostawiając uregulowanie tych kwestii statutom.

Natomiast zarząd stowarzyszenia, który nie zwołuje wbrew statutowi walnego zebrania może spowodować interwencję organu nadzoru, który zgodnie z art. 28 Prawa o stowarzyszeniach, jeżeli stwierdzi, że naruszane są postanowienia statutu może udzielić ostrzeżenia zarządowi oraz wystąpić do sądu o zastosowanie środków przewidzianych w art. 29 tej ustawy. W skrajnych wypadkach może się to skończyć postępowaniem o rozwiązanie stowarzyszenia oraz zawieszeniem w czynnościach zarządu przez sąd.

Czy na walnym, na którym stowarzyszenie będzie zatwierdzać sprawozdanie finansowe i merytoryczne, walne musi udzielić absolutorium dla komisji rewizyjnej i zarządu?

Kwestie określone w tym pytaniu pozostają poza regulacją Prawa o stowarzyszeniach. Przepisy tej ustawy w ogóle nie wprowadzają bowiem pojęcia „absolutorium”. Wynika z tego, że w stowarzyszeniu nie ma zasady, z której wynikałaby konieczność udzielania absolutorium członkom zarządu (lub komisji rewizyjnej), aczkolwiek praktyka taka pojawia się również często w stowarzyszeniach. Jeśli więc udzielenie absolutorium jest konieczne to wynika to z zapisów statutu stowarzyszenia. Przyjmuje się, że udzielenie absolutorium oznacza akceptację przez walne sposobu sprawowania funkcji oraz podejmowanych działań przez członków zarządu (rady/komisji rewizyjnej) jako zgodnych z przepisami prawa i postanowieniami statutu oraz interesem organizacji.

Aby zorientować się w możliwych rozwiązaniach w zakresie absolutorium  można sięgnąć do Ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, która w art. 228 stanowi, że uchwały wspólników wymaga między innymi rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków. Znaczenie prawne „absolutorium” jest sporne w doktrynie prawa. Przyjmuje się zazwyczaj, że udzielenie absolutorium stanowi akceptację działań zarządu i skutkuje brakiem możliwości dochodzenia roszczeń odszkodowawczych wobec członków zarządu. Natomiast odmowa udzielenia absolutorium może wiązać się z odwołaniem z pełnionej funkcji, wystąpieniem przez stowarzyszenie wobec członka organu z roszczeniami odszkodowawczymi, a ze strony zainteresowanego z roszczeniem o ochronę dóbr osobistych.

Czy na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym zarząd może nie udzielić informacji o zarobkach pracowników organizacji?

Kwestia jawności wewnętrznej stowarzyszenia (jawność dla członków) nie jest uregulowana w przepisach. Nie zostały określone ani zasady udostępniania informacji przez organy stowarzyszenia jego członkom, ani walnemu zebraniu, ani nawet komisji rewizyjnej, która jest przecież organem powołanym do sprawowania wewnętrznej kontroli. Wobec powyższego również te kwestie powinny być uregulowane w statucie jako kompetencje władz oraz prawa członków stowarzyszenia.

Dla przykładu – Prawo spółdzielcze przewiduje, że członek spółdzielni ma prawo do otrzymania odpisu statutu i regulaminów, zapoznawania się z uchwałami oraz protokołami z posiedzeń organów, rocznymi sprawozdaniami finansowymi oraz umowami zawieranymi przez spółdzielnię z osobami trzecimi (art. 18). Zarząd może odmówić członkowi wglądu w umowy, jeżeliby to naruszało prawa osób trzecich lub istnieje obawa, że członek wykorzysta uzyskane informacje w celach sprzecznych z interesem spółdzielni. Odmowa musi mieć formę pisemną i podlega weryfikacji przez sąd rejestrowy. Można stosować powyższe zasady w drodze analogii również w wypadku stowarzyszenia.

Czy podczas głosowania na nowe władze stowarzyszenia na walnym zebraniu kandydaci mogą oddać głos sami na siebie?

Tak. Nie ma w tym względzie żadnych ograniczeń.

Czy na walnym zebraniu członków można wybrać do zarządu/komisji rewizyjnej osobę, która nie jest obecna na zebraniu, ale wyraża zgodę na kandydowanie?

Wydaje się, że można. Żaden przepis prawa nie wymaga, aby członek wybierany do władz organizacji był obecny na walnym. Oczywiście kwestią praktyczną jest odpowiednie udokumentowanie zgody wybieranej osoby na kandydowanie. Warto, tak jak w przypadku pełnomocnictwa do głosowania, mieć oświadczenie/zgodę takiej osoby na piśmie (lub choćby w mailu).

Podstawa prawna:


[1] Czasem używa się też w stowarzyszeniach określenia „walne zgromadzenie członków”, choć nie jest ono zgodne z nazewnictwem ustawy Prawo o stowarzyszeniach i formalnie przynależy do spółdzielni (także socjalnych). Ustawa Prawo spółdzielcze wprowadza szczegółowe zasady związane ze zwoływaniem i obradowaniem walnego zgromadzenia, jakich nie znajdziemy w Prawie o stowarzyszeniach. Zasady określone w Prawie spółdzielczym mogą stanowić wskazówkę co do sposobu organizowania walnego zebrania stowarzyszenia, a nawet w niektórych przypadkach Prawo spółdzielcze może być stosowane na zasadzie analogii do stowarzyszeń.

[2] Analogicznie do art. 41 Prawa spółdzielczego.

[3] Analogicznie do art. 36 Prawa spółdzielczego. Wcześniej obowiązujący przepis w tej ustawie stanowił, że członek spółdzielni mógł brać udział w walnym tylko osobiście!

[4] Choć w spółdzielniach się tego zabrania w art. 36 Prawa spółdzielczego.

 


Artykuł powstał w ramach projektu "Internetowe Centrum Wsparcia" współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!

SKOMENTUJ

Uwaga, komentarz pojawi się na liście dopiero po uzyskaniu akceptacji moderatora.


Dot. pełnomocnictwa - 2013-04-18, 09:28
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.