Przejdź do treści głównej

Organizacje muszą się pogodzić z BIP-em

autor(ka): Katarzyna Batko-Tołuć
2014-08-22, 12:08
archiwalne
Czy prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej jest obowiązkowe? Tak – odpowiada Katarzyna Batko-Tołuć – jeśli organizacja realizuje zadania publiczne. To wynika z prawa i orzeczeń sądowych. Dyskusyjny jest natomiast zakres informacji oraz sposób ich pokazywania. Zdaniem Watchdog Polska BIP wypełniony wieloma informacjami może być pomocny w budowaniu wiarygodności organizacji.

Czy twoja organizacja musi mieć BIP?

W 2008 roku – na jednym z obywatelskich forów dyskusyjnych – pojawiło się pytanie, czy organizacje pozarządowe muszą prowadzić BIP. Odpowiedź była dosyć oczywista. Skoro artykuł 4, ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20011121198 mówi o tym, że do udostępniania informacji publicznej zobowiązane są podmioty dysponujące majątkiem publicznym lub wykonujące zadania publiczne, a Biuletyn Informacji Publicznej jest podstawowym trybem, w jakim należy tę informację udostępniać, to trudno było znaleźć inną odpowiedź na zadane pytanie. Jasne było jednak, że nie będzie to rozwiązanie przyjęte przez środowisko organizacji pozarządowych z entuzjazmem. Dlatego dodatkowo Sieć Obywatelska Watchdog Polska (wówczas Stowarzyszenie Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich) zamówiła opinię specjalisty w tym temacie – mecenasa Jana Stefanowicza, który potwierdził ten obowiązek http://informacjapubliczna.org.pl/wwwdane/files/dokumenty/obowiazek_prowadzenia_bip.pdf.

Uznają to także sądy administracyjne. Przykładowo w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA), oddziału zamiejscowego w Krakowie, z 26 listopada 2002 roku, w sprawie o sygn. akt. II SAB/Kr 69/02 http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/ED24E5774C wskazano, że skoro Polski Związek Działkowców jest podmiotem dysponującym majątkiem publicznym, to należy do kręgu podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt. 5. Natomiast w wyroku NSA z 12 września 2003 roku, w sprawie sygn. akt. II SAB 91/03 http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/3899A5BBC7 uznano, że skoro ze statutu organizacji wynika, że m.in. dba ona o ochronę środowiska naturalnego, czy współdziała z organami władzy i administracji na terenie swego działania, to realizuje zadanie publiczne i jest podmiotem zobowiązanym do udostępniania informacji publicznej. Te stanowiska sądów nie utraciły swej aktualności, czego przykładem jest wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Łodzi, z 27 listopada 2012 roku, w sprawie o sygn. akt. II SAB/Łd 131/12 http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/2C77164E12 wobec organizacji pożytku publicznego, czy jeszcze nieprawomocne wyroki – WSA w Krakowie z 21 marca 2014 roku w sprawie sygn. akt. II SAB/Kr 8/14 http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/1DA38F8AC2 wobec stowarzyszenia realizującego projekt zlecony przez Ministra Administracji i Cyfryzacji oraz WSA w Warszawie, z 4 marca 2014 roku, w sprawie o sygn. akt. II SAB/Wa 634/13 http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/A725142DC2  wobec stowarzyszenia realizującej projekt z FIO. Przepis przewidujący dodatkowy sposób upublicznienia niektórych informacji publicznych, w formie np. sprawozdań, nie wyłącza prawa dostępu do uzyskiwania tych informacji w tym, ani w szerszym zakresie w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej (zob. wyrok WSA w Łodzi z 27 listopada 2012 roku - sygn. akt. II SAB/Łd 131/12, wyrok NSA z 21 września 2012 roku - sygn. akt. I OSK 1393/12, uchwała NSA z 9 grudnia 2013 roku - sygn. akt. I OPS 8/13; nieprawomocne: wyrok WSA w Warszawie z 16 kwietnia 2014 roku - sygn. akt. II SAB/Wa 62/14).

Tak więc wydaje się, że organizacjom nie pozostaje nic innego, jak przyjąć ten stan prawny do wiadomości. To, co wydaje się obecnie kluczowe, to raczej jak ten BIP będzie wyglądał. Bo nie ulega wątpliwości, że przynajmniej ci z nas, którzy realizują zlecone zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym, taki obowiązek mają.

Problemy z wiarygodnością organizacji

BIP można zrobić byle jak i pozbyć się problemu. Jednak chciałabym Was przekonać, że BIP może się przydać organizacjom pozarządowym do budowania wizerunku. Trzeba go jednak wtedy traktować jako sposób informowania o tym, jak wydajemy powierzone pieniądze.

Poprawa wizerunku jest III sektorowi bardzo potrzebna. Wystarczy wychylić nos poza znane nam i sympatyczne środowiska – naszych przyjaciół, podopiecznych czy partnerów, by spotkać się z wieloma stereotypami.  Mnóstwo osób uważa, że nie robimy niczego dobrego, ponieważ „żyjemy z ich podatków, a oni na pewno woleliby wydać te pieniądze lepiej”. Oto kilka przykładów z życia wziętych.

Usłyszałam kiedyś o zarzucie „podwójnego finansowania”. Było to powiedziane w kontekście tego, że organizacja finansowała jakiś projekt z dwóch źródeł. Osoby postronne nie wiedzą, czym są akrobacje związane z finansowaniem tzw. wkładu własnego (tj. obowiązkiem dołożenia do projektu kwoty pochodzącej z innych źródeł niż przyznana dotacja – przyp. red.) w projektach. Dlatego nie rozumieją, że jedno wydarzenie może być legalnie finansowane z dwóch źródeł – oczywiście różne jego części. Im wydaje się, że podwójne finansowanie oznacza to, że  jedna faktura została rozliczona w dwóch miejscach. Kilka razy próbowałam to wytłumaczyć, lecz pytające osoby pozostają nieprzekonane.

Innym zjawiskiem jest wpłacanie części wynagrodzenia osób zatrudnionych w projektach z powrotem organizacji, by mogła ona wykazać  wkład własny. Osobiście uważam, że – wbrew szlachetnym pobudkom – jest to potencjalna bomba z opóźnionym zapłonem. Jakże łatwo bowiem będzie zarzucić takiej organizacji, że pracę w niej dostają tylko „lojalni” – czyli ci, którzy zgodzą się oddać organizacji część pobranego wynagrodzenia. Co więcej, słyszałam już o sytuacji, kiedy uzyskane w ten sposób pieniądze szły nie na wkład własny, na to, co było postrzegane przez „darczyńców” jako „dodatkowe benefity dla zarządów”. Jakim ambasadorem organizacji pozarządowych będzie osoba, która w nich pracowała i została poddana takim praktykom? A może sytuacja była niewinna, ale brak informacji przyczynił się do jej niewłaściwej interpretacji?

Niestety sporo osób postrzega nasze działania tak: dostaliśmy jakieś pieniądze i na pewno wydaliśmy je na siebie. Przypomina mi się historia znajomej liderki ze środowiska wiejskiego, która opowiadała, jak cała wieś obróciła się przeciw niej, gdy lokalne stowarzyszenie, któremu szefowała, otrzymało pierwszą dotację na trzy tysiące złotych. Mieszkańcy sądzili, że są to pieniądze do podziału pomiędzy nich i byli oburzeni, że tak się nie stało.

Tym, co może nam pomóc w rozwiązaniu tych problemów jest właściwa komunikacja. Wiele osób twierdzi, że urzędowe komunikowanie się ze społeczeństwem za pomocą Biuletynu Informacji Publicznej nie rozwiązuje sprawy. Warto tu zaznaczyć, że jeśli strona domowa organizacji spełnia wymagania BIP, czyli jest bezpieczna, a dokumentacja opatrzona jest tzw. metadanymi (o czym później) – ten problem jest zniwelowany. Z drugiej strony – oglądając świetne raporty wielu organizacji, gdzie infografiki pokazują proporcje wydatków na różne działania i gdzie pojawiają się sugestywne liczby i obrazy – mam poczucie, że do takiej właśnie komunikacji powinniśmy dążyć. Jednak to nie rozwiązuje niektórych problemów wynikających z braku zaufania czy stereotypowego przekonania o działaniach organizacji. Brak w nich danych źródłowych i bardzo konkretnych odpowiedzi. Sto tysięcy złotych, które dostaliśmy ze środków publicznych jest interpretowane jako kolosalna kwota, a czytający nie zawsze mają wyobrażenie o tym, jak planuje się i wydaje pieniądze

Dobry BIP jest najtańszym sposobem budowania wiarygodności. Nie wymaga pomocy grafików, analityków i osób, które pomogą nam zbudować przekaz. Pokazujemy się bez większych trudności jako organizacja otwarta na pytania i gotowa udzielać odpowiedzi. Co więcej – jeśli wprowadzamy nawyk informowania o sobie w Internecie poprzez BIP, w którym umieszczamy to, o co ludzie pytają – niepostrzeżenie poprawiamy zarządzanie organizacją. Wiedząc, że niektóre aspekty naszej działalności będą szczególnie interesujące (zazwyczaj są to pieniądze), sprawdzamy informację kilka razy, wprowadzamy procedury, zastanawiamy się czy nie przepłacamy. Ale to się opłaca, gdyż informacja tak przygotowana przydaje się potem także nam samym i możemy do niej sięgnąć gdziekolwiek jesteśmy. I nie piszę o tym w kontekście tzw. „profesjonalizacji trzeciego sektora”, a w kontekście własnych doświadczeń. Wcześniejsze przygotowanie informacji zwróciło mi się w niezliczonej liczbie sytuacji, gdy pisałam sprawozdania, maile, komentowałam zachowania osób trzecich czy musiałam szybko sprawdzić, czy nie zawodzi mnie pamięć.

Co włożyć do BIP-u?

Z własnego doświadczenia pamiętam, że kiedy rozpoczynaliśmy tworzenie swojego BIP-u – w 2008 roku – po prostu włożyliśmy do niego statut i inne dokumenty konstytutywne, skład organów, harmonogram ich spotkań, sprawozdania roczne oraz spis i skany umów z naszymi publicznymi darczyńcami. Z czasem jednak nasz BIP obrastał w informację – ktoś zapytał nas o faktury związane z jednym z projektów, zeskanowaliśmy je i włożyliśmy do BIP-u. W ten sposób każdy mógł zobaczyć te same dokumenty i w razie gdyby ktoś próbował manipulować informacją, my mogliśmy dać szansę, by inni wyrobili sobie zdania indywidualnie. Później zawnioskowano do nas o rejestrowanie umów zleceń zawieranych ze środków publicznych oraz o udostępnianie ich w BIP. Taki dział też prowadzimy. Pokazujemy także, jak zostały wydane pieniądze z pozyskane dzięki mechanizmowi 1%  oraz jakie są u nas wynagrodzenia. A w przyszłości zrobimy dział z naszymi opiniami w procesie stanowienia prawa. Staramy się nadążyć za tym, czego sami oczekujemy od instytucji publicznych, choć oczywiście – jako podmiot prywatny – mamy dużo większą możliwość nieudostępniania informacji. Tym niemniej, traktując BIP jako wyraz naszej odpowiedzialności przed ludźmi i budowania naszej wiarygodności, staramy się świadomie go rozbudowywać.

Wyobrażam sobie, że inne organizacje mogą pokazywać, ile kosztują ich usługi, co się na nie składa, jakich mają specjalistów czy jak ich zatrudniają oraz jak rozliczyły się z pieniędzy. Dyskusja, która odbyła się jakiś czas temu na ngo.pl o jawności wynagrodzeń, miała ten pozytywny skutek, że widać, iż polityki można przyjąć różne.

Jednego jednak jestem pewna – trudno organizacjom dysponującym milionami z funduszy strukturalnych zachować wiarygodność, jeśli nie chcą pokazać swoich sprawozdań z wykonania tych dotacji, opłaconych faktur czy zasad zatrudniania ludzi. A potencjalnie o to – niezależnie od BIP-u – może zapytać każdy. Oczywiście znam argument, że te sprawozdania są przesyłane do właściwych urzędów. Wbrew pozorom jednak to, że widzą je tylko urzędnicy, stanowi zdanie się na ich łaskę i niełaskę. Na dłuższą metę dużo skuteczniej możemy wprowadzać zmiany w rozliczaniu się, jeśli zaczniemy zdobywać sojuszników w ludziach. Ma to jeszcze tę zaletę, że jeśli zaczniemy teraz, być może za kilka lat nie będziemy się zastanawiać co robić, ponieważ skończyły się fundusze strukturalne.

A co z małymi organizacjami, które nie dysponują milionami? Czy BIP-y ich nie zabiją? Moim zdaniem najpierw warto sprawdzić, czy im nie pomogą. Bo BIP jest najtańszym sposobem organizowania informacji o sobie.

Jak założyć BIP?

Pierwszy etap to wyznaczenie redaktora BIP, czyli osoby odpowiedzialnej za bieżące aktualizowanie strony

Następnie należy dokonać wyboru oprogramowania.

Na ministrze ds. informatyzacji, którym obecnie jest Minister Administracji i Cyfryzacji, ciąży obowiązek udostępnienia dla każdego „podmiotu zobowiązanego” (czyli m. in. organizacji pozarządowej finansowanej ze środków publicznych) bezpłatnego systemu umożliwiającego utworzenie strony BIP – Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej  http://ssdip.bip.gov.pl. System jest już dostępny dla administracji. Jednak podczas jego tworzenia nie uwzględniono organizacji pozarządowych, co skutkuje błędem podczas prób rejestracji w systemie. W czerwcu, kiedy powstawał tekst, trwały prace nad jego przystosowaniem i naprawieniem.

Są jednak inne rozwiązania, które organizacje mogą wykorzystać.

Jeszcze do niedawna można było korzystać z systemów regionalnych. Niestety obecnie dotyczy to tylko Wrót Małopolski, gdzie BIP mogą założyć wyłącznie organizacje z regionu. Aby to zrobić należy wejść na adres: http://bip.malopolska.pl/Article/id,253182.html (u dołu strony dostępny jest wniosek o utworzenie i udostępnienie BIP).

W przypadku, gdy dysponujecie własnym kontem hostingowym, czyli dostępem do miejsca na serwerze, gdzie umieszczacie treści strony internetowej, możecie wykorzystać MegaBIP / http://www.megabip.pl/licencjonowanie.php / (dawniej - smodBIP), który jest bezpłatny i można zainstalować go samodzielnie.

W praktyce większość kont hostingowych spełnia wymagania techniczne MegaBIP, jeśli macie zatem stronę internetową, dodanie BIP-u raczej nie będzie stanowiło dodatkowego obciążenia. Jeśli organizacja nie ma strony internetowej, wtedy pojawia się problem, gdyż pojawia się koszt odpowiedniego konta hostingowego (ok. 40 zł rocznie). W tym wypadku przerzuciłabym odpowiedzialność na administrację, która nie dostarczyła możliwości spełnienia obowiązku ustawowego. Jest to właściwie jedyny przypadek, kiedy widzę możliwość zgodzenia się z tezą, że BIP stanowi obciążenie i zgadzam się z krytykami, że BIP jest nieadekwatny dla organizacji. Jest jeszcze problem organizacji, które strony nie posiadają z powodu braku umiejętności technicznych, a dysponują jakimiś skromnymi środkami publicznymi. Trudno mi ocenić jak częste jest to zjawisko. Wydaje się jednak, że szukanie rozwiązania dla tych organizacji, nie powinno powstrzymywać ruchu zwiększającego przejrzystość organizacji w ogóle.

Gdy utworzymy już stronę BIP, powinniśmy zarejestrować ją u właściwego ministra ds. informatyzacji. Obecnie jest to Minister Administracji i Cyfryzacji. W podręcznik redaktora strony podmiotowej BIP  dostępnym na stronie głównej Biuletynu Informacji Publicznej (http://bip.gov.pl / w zakładce „Pliki do pobrania” / http://www.bip.gov.pl/files) znajdziemy informację, jak to zrobić poprzez stronę bip.gov.pl. Ważne, że na rejestracji elektronicznej nie kończy się procedura. Wniosek wypełniony on-line należy wydrukować i podpisać w sposób zgodny z reprezentacją, a następnie zeskanować i wysłać mailem lub pocztą tradycyjną. Przystępując do tego etapu, musimy mieć już wyobrażenie, pod jakim adresem nasz BIP będzie funkcjonował.

Możliwe jest także, że zwykła strona domowa organizacji spełnia wymagania BIP określone w ustawie i rozporządzeniu. Jest ich wiele, ale w pierwszym rzędzie powinniśmy zwrócić uwagę na tzw. metadane – czyli przy każdej informacji musi znaleźć się dodatkowo, kto ją wytworzył oraz umieścił w BIP, kiedy to było, czas rzeczywistego udostępnienia informacji powinien podlegać zabezpieczeniu przed zmianami, a wszelkie edycje treści powinny być zapisywane w rejestrze zmian.

Poza tym, jeśli prowadzimy stronę internetową powinniśmy na niej umieścić znaczek BIP z odnośnikiem do naszego biuletynu. Gdy to nasza strona pełni funkcję BIP-u, należy umieścić logo BIP w górnej części strony.

W BIP należy umieścić także adres redakcji, imię i nazwisko, numer telefonu, numer telefonu i faksu, adres poczty elektronicznej co najmniej jednej z osób redagujących stronę podmiotową BIP; instrukcję korzystania z BIP i dostępu do informacji nieumieszczonych w BIP.

Bardziej szczegółowe opisywanie BIP-u nie wydaje się konieczne. Cała procedura jest dosyć prosta. Nasza organizacja chętnie pomaga zainteresowanym podmiotom. Jeśli w wyniku tego tekstu obudzi się masowy ruch na rzecz BIP-ów, pozostanie nam się tylko cieszyć, że przyjęliście nasze argumenty i chętnie wesprzemy tych, którzy mają skromne budżety, bądź nie umieją sobie poradzić z tym zadaniem. Wypełnijcie prostą ankietę pozwalającą nam określić Wasze potrzeby https://docs.google.com/forms/d/1tj5p33UbBfMV_3xsLDHHofVFUjTr137byfl3Z41KNpg/viewform?c=0&w=1 Zastanowimy się nad przygotowaniem adekwatnej pomocy dla Was.

Przede wszystkim jednak chcielibyśmy, aby BIP stał się przedmiotem Waszej dumy i abyście uznali, że tworzycie go dla ludzi, a nie dla administracji. Jeśli będziecie go tak postrzegać, zwróci się to Wam i organizacjom społecznym w ogóle.

Katarzyna Batko-Tołuć, przy wsparciu zespołu ekspertów z Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska


Artykuł powstał w ramach projektu "Internetowe Centrum Wsparcia" współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!
Wyraź opinię 18 5

Skomentuj

KOMENTARZE

  • [+] Rozwiń komentarz Pani Batko-Tołuć gubi się w zeznaniach ~Kamil Kubacki 02.09.2014, 10:27 Zadaliśmy tej Pani pytanie w trybie prasowej w sprawie konsekwencji nie posiadania zgłoszonego BIP: "Jakie konsekwencje może ponieść stowarzyszenie, które pomimo gospodarowania środkami publicznymi nie spełnia obowiązku z art. 9 ust. 3 ustawy, o której mowa w art. 61 ust. 4 Konstytucji RP i jaki organ posiada kompetencje do rozpatrywania tej kwestii" W odpowiedzi otrzymaliśmy: "informujemy że z ustawy o dostępie do informacji publicznej (udip) nie wynikają konsekwencje za niespełnienie obowiązku z art. 9 ust. 3 ustawy." Może przestańcie straszyć NGO wyimaginowanymi problemami, które NIC nie rozwiążą. ODPOWIEDZ
  • [+] Rozwiń komentarz organizacje NIE muszą pogodzić sie z BIPem ~Baron 28.08.2014, 08:51 myślę, że każdy ma swój rozum.... i nic nie musi, BIP to ściema i kompletna bzdura. Takimi dyskusjami i stanowiskami sami sobie fundujemy dodatkową papierologie i biurokracje. Mydlenie oczu przejrzystością, trasparentnoscią, jawnością, itp., to czysta demagogia albo dziecinna naiwność że znikną organizacje coś tam ukrywające lub nie działające jak trzeba. Szkoda tematu rozwijać bo to nic innego jak bicie piany. Do złudzenia, co nie których przedstawicieli organizacji pozarz., przypomina to sytuacje z nadgorliwością polskich urzędników w stosunku do pieniędzy UE, kiedy się z nas śmiali i drwili w Brukseli że sami sobie utrudniamy zdobycie dotacji wprowadzając skomplikowaną biurokrację zupełnie nie potrzebną. BIP służy do tego, aby każda informacja o sprawach publicznych była jawna i tego się trzymajmy wąsko, i oto walczmy. BIP był stworzony po to by kontrolować władze i organy publiczne. wrócimy do genezy powstania BIPu, bo zaraz co nie którzy liderzy opp zaczną tworzyć na prywatnych facebookach BiPy bo np. ich wynagrodzenie pochodziło z dotacji samorządowej. Reasumując: nie bądźmy bardziej papiescy niż sam papież. ODPOWIEDZ
  • [+] Rozwiń komentarz Organizacje muszą pogodzić się z BIPem ~Karol Włodarczyk 25.08.2014, 01:07 Właśnie przejrzałem stronę Watchdog Polska, niestety nie widziałem tam BIPu, czy ta organizacja nie korzysta ze środków publicznych? Super fundujcie nam biurokrację, zakopcie ngo'sy w papierach! Wtedy na pewno będziemy mieć czas na działania! Może niech nasi Politycy zafunduję NGO'som pracownika, który będzie się tym zajmował ODPOWIEDZ
  • Dziękujemy! ~Joanna Nowicka, ANTERIS Fundacja Pomocy Prawnej 22.08.2014, 07:21 Bardzo przydatne informacje przedstawione w łatwo przyswajalny sposób. Na pewno skorzystamy! ODPOWIEDZ

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy

  • działania strażnicze
  • współpraca z administracją

Sprostowanie do artykułu "Organizacje muszą się pogodzić z BIP-em"