Przejdź do treści głównej

Jak usprawnić pracę waszej organizacji?

autor(ka): SocialWare
2016-09-16, 13:28
użytkownik
archiwalne
https://www.youtube.com/watch?v=--AVqBWfqIU
Nowe technologie zmieniają świat! Zmieniają też pracę organizacji pozarządowych. Belgijski Flamandzki Krzyż - Het Vlaamse Kruis skorzystał z dotacji na nowe oprogramowanie. Sprawdźcie, jak organizacja usprawniła swojej działania.

Celem Het Vlaamse Kruis jest jak najefektywniejsze zapewnienie pierwszej pomocy. Organizacja realizuje swoją misję poprzez różnorodne działania: zwiększanie ogólnej świadomości społeczeństwa, szkolenia i edukację zdrowotną, przewóz pacjentów, pomoc w przypadku klęski żywiołowej oraz wsparcie logistyczne.

Jednym z bardziej widocznych działań jest zapewnienie punktów pomocy medycznej na festiwalu Tomorrowland, który każdego roku przyciąga do miejscowości Boom we Flandrii kilkaset tysięcy fanów muzyki elektronicznej.

Het Vlaamse Kruis uważany jest także za główną organizację zapewniającą pierwszą pomoc podczas niebezpiecznych i tłocznych manifestacji.

Elastyczność i efektywność działań

Pomimo wielu działań na dużą skalę, Het Vlaamse Kruis w swojej siedzibie zatrudnia jedynie 8 osób. Aby realizować swoją misję, organizacja polega na pracy ponad dwóch tysięcy wolontariuszy. Wśród nich znajdują się zarówno specjaliści i ratownicy medyczni, jak również eksperci od teleinformatyki.

Kamieniem węgielnym umożliwiającym działanie Het Vlaamse Kruis jest wysokiej jakości sprzęt informatyczny. Podczas udzielania pierwszej pomocy lub w przypadku klęski żywiołowej, szeroko dostępna i odporna na uszkodzenia infrastruktura technologiczna jest podstawą.

Praca grupowa z kolei, wymaga konkretnych narzędzi komunikacyjnych, jak chociażby niezawodnego i bezpiecznego systemu poczty elektronicznej, który przekazywałby wiadomości bez opóźnień czy zakłóceń, oraz narzędzi umożliwiających łatwy dostęp do różnego typu informacji z dowolnego miejsca dla osób pracujących w terenie.

Ponadto Het Vlaamse Kruis musi przestrzegać regulacji prawnych dotyczących ochrony danych osobowych oraz historii choroby obowiązujących w Belgii oraz UE. Obowiązek zachowania przez 30 lat danych medycznych wiąże się z kolei z potrzebą prowadzenia dużego magazynu danych.

W 2010 roku Peter Jensen, odpowiedzialny za koordynację działu teleinformatycznego oraz wolontariusz Het Vlaamse Kruis, musiał stawić czoła przestarzałej platformie poczty elektronicznej oraz mnogości różnorodnych narzędzi, które wykorzystywano do komunikacji i współpracy. Co więcej, przechowywane dane były nieuporządkowane i znajdowały się w wielu różnych miejscach.

– Naszym celem jest kompletna cyfryzacja wszystkich informacji, którymi dysponuje Het Vlaamse Kruis, aby nasi pracownicy i wolontariusze mieli możliwość dostępu do tych danych z dowolnego miejsca, przy pomocy dowolnego urządzenia, korzystając z opcji przyjaznych użytkownikowi. Ostateczny termin realizacji tego projektu przypada na rok 2017 i dzięki staraniom Microsoft Citizenship oraz współpracy z SOCIALware jesteśmy na właściwej drodze – mówi Peter Jensen, Koordynator Działu Teleinformatycznego.

Wielki krok naprzód dzięki pomocy programu Microsoft

Ekipa informatyczna przeanalizowała wiele alternatywnych rozwiązań, zarówno pod kątem wydajności, jak i kosztów. W związku z tym, że narzędzia używane są przez wielu wolontariuszy, gdy zdarzy się nagły wypadek, przystępność i łatwość w obsłudze odgrywały kluczową rolę.

Office 365 stworzono z myślą o pogodzeniu wszystkich wymogów związanych z poszanowaniem prywatności i łatwością w użytkowaniu. Czołowa pozycja firmy Microsoft na rynku była dodatkową gwarancją ciągłości i dostępności ekspertyzy. Nie wolno również pominąć faktu, że warunki oferowane przez Microsoft organizacjom pozarządowym sprawiły, że ta oferta była bardziej przystępna niż jakakolwiek inna na rynku.

Modernizację rozpoczęto od migracji maili, zmieniając jednocześnie wyobrażenie użytkowników o poczcie elektronicznej, która z przeszkody miała stać się efektywnym narzędziem.

W kolejnej fazie ekipa IT przetestowała możliwości, jakie oferuje Lync jako zamiennik dla skomplikowanej sieci współpracy i komunikacji oraz SharePoint jako narzędzie do zarządzania dokumentacją.

W przypadku SharePointa ustawiono dla wszystkich lokalnych sekcji i działów standardowy, łatwy w obsłudze interfejs. Wykorzystano go również do udostępniania informacji na poziomie wewnętrznym oraz przekazywania ich organom zewnętrznym, np. policji, straży pożarnej, dyspozytorom numeru alarmowego 112 oraz lokalnemu/federalnemu rządowi, w przypadku prowadzenia usług medycznych podczas wydarzeń takich jak festiwal Tomorrowland.

Lync natomiast dowiódł swojej użyteczności umożliwiając lepszą koordynację podczas prowadzenia usług medycznych w trudnych warunkach panujących podczas dużych imprez. Ekipa IT wybrała komunikator Lync także jako rozwiązanie kwestii udziału wolontariuszy w licznych spotkaniach i konferencjach. Dzięki Lync wolontariusze nie muszą już podróżować po całym kraju, żeby uczestniczyć w różnego typu zjazdach. Wkrótce Het Vlaamse Kruis zintegruje Lync z publiczną siecią telefoniczną, co umożliwi rozebranie przestarzałych kabli telefonicznych i innych tego typu technicznych rozwiązań prowadząc tym samym do niemałych oszczędności.

Dzięki działaniom w chmurze Het Vlaamse Kruis nie musi się już martwić utrzymaniem złożonej i drogiej infrastruktury informatycznej koniecznej do skutecznej współpracy personelu i wolontariuszy. Chmura pozwoli im na skoncentrowanie się na zadaniach i spoczywającej na nich odpowiedzialności w tworzeniu zdrowego i bezpiecznego społeczeństwa.

Na tym filmie (po holendersku) można zobaczyć wolontariuszy Vlaamse Kruis w ferworze walki.

Jeśli interesuje Was darmowy dostęp do usługi Office 365 lub poszukujecie taniego oprogramowania lub sprzętu dla Waszej organizacji, zarejestrujcie się do programu Technologie.org.pl, który prowadzi TechSoup Polska.


Artykuł pochodzi z portalu www.techsoup.pl

Źródło: TechSoup Polska
Organizator:

Fundacja TechSoup

Adres:

Bracka 25, 00-028 Warszawa, woj. mazowieckie

Tel.:

662 185 481

Www:

http://www.techsoup.pl 

Wyraź opinię 0 0

Skomentuj

KOMENTARZE

Nie ma żadnych komentarzy

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy

  • nowe technologie
  • ochrona zdrowia
  • profesjonalizacja, podnoszenie kwalifikacji
  • zarządzanie